O que é gestão de conhecimento? É possível que algo como o conhecimento que inevitavelmente pertence às pessoas possa ser gerenciado nas organizações?
Melhor irmos em partes. Quando falamos de gestão do conhecimento nas organizações, nos referimos a um processo ou situação que permite transferir o conhecimento ou experiências de uma pessoa ou grupo de pessoas para outras pessoas pertencentes à mesma organização ou empresa.
E aqui está o principal problema, que falamos sobre pessoas e transmitimos ou compartilhamos algo que não é fácil de transmitir ou saber quem transmitir: informações e habilidades.
A gestão do conhecimento é o processo pelo qual uma organização facilita a transmissão de informações e habilidades para seus funcionários, de maneira sistemática e eficiente. É importante esclarecer que as informações e habilidades não precisam estar exclusivamente dentro da empresa, mas que podem ser ou geralmente geradas fora dela.
Esta nuance final é muito importante. Geralmente, a maioria das empresas identifica o gerenciamento de conhecimento apenas com informações e habilidades internas da empresa, conhecidas como Business Intelligence ou Business Intelligence. Desta forma, quase todos os esforços estão focados em canalizar as informações e habilidades que uma organização já possui, focando na eficiência dos processos de comunicação interna através da implementação de sistemas como CRM, ERP e CMI.
Isso tem sido tradicionalmente o caso porque sempre foi muito mais fácil controlar os volumes de informações internas do que as informações externas que estão fora da organização que são mais difíceis de encontrar, pesquisar, selecionar e organizar.
A gestão conhecimento interno x a gestão do conhecimento externo
Essa visão de endogamia pode ser ruim para uma empresa. Imagine um avião cujos pilotos só tinham informações relacionadas ao nível de combustível, o peso da carga, a ativação dos motores, o trem de pouso e outros sistemas da aeronave. Esta aeronave seria irremediavelmente condenada a um desastre porque seus pilotos não conheceriam as condições climáticas no caminho, não teriam um radar para detectar outras aeronaves em voo ou saberiam a direção do vento e, portanto, a direção correta para aterrissar ou decolagem
No caso de uma empresa que foca apenas na gestão interna do conhecimento, o desastre pode ser semelhante. Simplesmente porque o resto dos agentes em seu mercado (consumidores, concorrentes, fornecedores, etc. …) atuam fora da organização e se não soubermos o que eles fazem ou o que esses agentes querem, acabaremos vendendo cada vez menos. Não podemos esquecer que as empresas vivem com vendas e estas são produzidas fora da organização!
Felizmente, quase todas as empresas possuem redes comerciais e fornecedores que transmitem esse conhecimento e, mesmo agora, sistemas de vigilância tecnológica e inteligência competitiva que lhes fornecem as informações necessárias para detectar o que está acontecendo em seu mercado.
A gestão do conhecimento interno nos permite saber como estamos, se precisamos de mais fluxo de caixa, mais matéria-prima ou colocar um determinado produto no terceiro nível da prateleira do supermercado às quartas-feiras porque é mais vendido etc. … mas a gestão externa do conhecimento Ele dirá o que acontece em nosso mercado, onde realmente geramos o dinheiro e as oportunidades e ameaças que estão se formando.
Os componentes do gerenciamento do conhecimento: habilidades e informações
É claro que as pessoas estão no centro da gestão do conhecimento. Mas estamos principalmente interessados em suas habilidades e informações. Esses dois componentes são básicos quando se leva em consideração o processo de Gerenciamento do Conhecimento em uma organização.
As informações podem ser coletadas tratadas e armazenadas pelos sistemas de informação da empresa, facilitando a criação de um painel de controle do ambiente e um painel de controle integral para o gerenciamento. Se esses sistemas forem bem projetados, obteremos informações regulares e sistemáticas sobre o que acontece dentro e fora da organização e poderemos tomar decisões rapidamente
As habilidades são, por outro lado, mais complicadas de transmitir, pois implicam a aquisição de novos conhecimentos para quem as recebe, o que supõe mais tempo.
Ninguém escapa que é mais fácil transmitir informações e retê-las do que adquirir uma habilidade como aprender a dirigir, já que requer horas de prática. As habilidades estão associadas aos Planos de Treinamento e é um esforço muito importante para identificar as pessoas que têm as habilidades mais valiosas dentro e fora da organização para compartilhar seus conhecimentos. É por isso que eles geralmente são terceirizados fora da empresa.
Por que a gestão do conhecimento é importante?
A Gestão do Conhecimento envolve ir muito além de um mero sistema de computador ou plano de treinamento. É essencial favorecer uma estrutura empresarial inovadora e eficiente. Se o conhecimento flui e é transmitido corretamente na organização, ele só pode crescer. As habilidades e informações úteis são transmitidas rapidamente entre os funcionários e, desta forma, aumenta a possibilidade de gerar novos conhecimentos que levam a novas aplicações, melhorias em processos ou produtos e novas formas de fazer negócios para alcançar novas oportunidades.
Não esqueça que o conhecimento é o único ativo que cresce com o tempo e não se desgasta, mas pode desaparecer com as pessoas, se não for compartilhado. Conheço casos em que a saída de um funcionário supostamente uma perda de competitividade é muito importante para uma empresa ser a única que tinha um conhecimento muito específico. É por isso que é vital gerenciá-lo, tanto em grandes organizações quanto em pequenas organizações. Em outra ocasião, vou falar sobre como gerenciar conhecimento em sua organização
Como gerenciar conhecimento?
Na medida em que estamos falando de conhecimento ao vivo, ou seja, permanentemente atualizável, para torná-lo útil, é necessário estabelecer diretrizes de trabalho que incluam:
– Definição de objetivos.
– Metodologia para realizar os objetivos definidos.
– Prever e organizar os instrumentos para sua realização.
– Organize sua implementação.
– Avalie os resultados.
– Generalize resultados.
– Generalize as melhores práticas.
A título de síntese, seria uma questão de sair de uma situação em que, segundo a opinião dos especialistas, as informações das corporações são distribuídas da seguinte maneira:
– 10% estão em formatos de computador estruturados,
– 20% está em formatos de computador não estruturados,
– 70% está no papel,
Um volume indeterminado, mas muito importante, está na memória dos trabalhadores.
Para uma situação em que todas as informações, incluindo o máximo possível do que está na memória, são acessíveis, utilizáveis e renováveis, a qualquer hora e lugar, por qualquer pessoa da organização.
Algumas premissas básicas para abordar um projeto de gestão do conhecimento com a possibilidade de sucesso são:
– Tenha uma missão corporativa clara.
– A liderança da gestão.
– Uma motivação clara da equipe para garantir sua participação ativa.
– Estruturas que permitem compartilhar e sintetizar informações e garantir a transferência contínua das melhores práticas.
Com quais ferramentas?
É muito importante que os diretores corporativos abordem o desempenho dos processos de gerenciamento de informações e conhecimento em suas organizações.
A contribuição de empresas e profissionais especializados é a melhor garantia de que os resultados corresponderão às expectativas.
Tornar acessíveis as informações necessárias aos trabalhadores de uma empresa através de uma intranet, para clientes, colaboradores e fornecedores através de um extranet, e para a sociedade em geral, através da Internet.
Quais os possíveis resultados da gestão do conhecimento?
Algumas das vantagens competitivas da gestão do conhecimento e como ela influencia a obtenção de resultados nas corporações são:
– Melhoria da qualidade em produtos e serviços.
– Melhoria do atendimento ao cliente.
– Melhoria das relações com fornecedores.
– Crie condições para melhorar o ambiente de trabalho.
– Melhora a comunicação interpessoal
– Melhorar a informação e a comunicação estimula a participação dos trabalhadores.
– Redução do número de processos de gestão / produção.
– Simplificação dos processos de gestão / produção.
– Permite maior eficiência no uso de recursos.