A ficha de cadastro de clientes é uma informação muito valiosa para a empresa, porque inclui dados interessantes sobre isso de forma resumida, para que seu conteúdo seja adequado para nos ajudar a manter um relacionamento fluido com o cliente, personalize o negócio e, em resumo, crie lealdade e obtenha vendas potenciais.
Para ser realmente útil, nosso banco de dados relacionado à clientela deve ser bem organizado e seguir um modelo adaptado às necessidades da empresa, portanto, além de incluir uma série de dados, sua estrutura deve ser clara e de fácil acesso. De fato, uma consulta ágil é fundamental no dia a dia, na verdade a melhor prova de que as informações relevantes que mantemos e atualizamos sistematicamente se tornam realidade e são úteis. Portanto, um primeiro requisito para maximizar a utilidade dos arquivos do cliente é realizar boas práticas, ou seja, basicamente combinar relevância, simplicidade, atualização e acessibilidade, mesmo em um ambiente com vários dispositivos, se necessário. A partir deste ponto, aproveitar o arquivo do cliente pode se traduzir em vantagens muito diferentes.
Ferramentas para fichas de cadastro de clientes
O arquivo do cliente é uma ferramenta de trabalho presente em todos os negócios. No passado , os arquivos dos clientes eram produzidos manualmente, anotando em folhas de papel todos os dados relativos do cliente, criando assim o banco de dados de todos os nossos clientes.
Ter um arquivo de cliente traz grandes benefícios para o negócio , armazena todos os dados do cliente em um único local, permite entrar em contato com ele rapidamente e também contém o histórico do cliente com o nosso negócio.
Atualmente, existem diferentes ferramentas digitais para criar registros de clientes. O Excel é a opção mais econômica e completa do mercado! Podemos rastrear clientes com o Excel e, assim, melhorar o gerenciamento de negócios . Graças às suas múltiplas funções e fórmulas, podemos converter a planilha em um CRM real (Customer Relationship Management).
Lealdade como vantagem competitiva
A lealdade é um deles, tanto regulares e nova ou mais recente através do fornecimento de dados gravados em um indivíduo, adequados para gravar personalizado descontos e outras iniciativas promocionais para inclusão em campanhas de marketing de uma forma individualizadas e úteis de acordo com suas necessidades. Com efeito, a personalização é o segredo para um ótimo relacionamento com um cliente, tanto no nível da publicidade quanto para oferecer um acordo sob medida. Às suas características, preferências e perfil como consumidores ou usuários. Dar mais do que o que eles esperam de nós, demonstrar um interesse no cliente de uma forma inteligente, que é estratégica, nos ajudará a fazer a diferença. Com esse tipo de gestão de clientes, obtém-se uma vantagem competitiva importante, que não só resultará em maior atividade comercial, mas também na tomada de decisões e na eficiência do trabalho. Assim, graças a um uso eficaz do cadastro do cliente, não apenas as vendas serão impulsionadas, mas também a imagem da empresa, beneficiando também as funções gerenciais e até mesmo as funções administrativas que não estão voltadas para o público. Não em vão, essa interação pode melhorar muitos aspectos dos mesmos processos operacionais.
Avance para as necessidades do cliente
Além de saber como responder com profissionalismo às necessidades de um cliente após uma venda ou ao longo do processo, o arquivo do cliente pode nos ajudar a ter um bom conhecimento sobre quais produtos são mais exigentes, o que nos oferecerá informações privilegiadas. sobre potenciais clientes. Dados como período de compras, preferências e outras informações nos ajudarão a antecipar suas necessidades e a propor determinados produtos ou serviços. Mas além de ser uma ferramenta útil que nos ajuda a trabalhar sem improvisações ou erros que impactam negativamente a empresa e no trato com o cliente, alguns dos seus dados também pode ser juridicamente vinculativo, mais lucros.
Modelo de ficha de cadastro do cliente: Quais dados devemos incluir?
Embora as informações contidas no arquivo do cliente dependam de cada empresa, elas são caracterizadas por serem breves e completas; portanto, há uma série de dados que todos eles devem incluir para serem úteis. Assim, embora as limitações lógicas do espaço não contenham muita informação para serem fáceis de usar, mas isto deve ser apropriado e muito bem resumido.
Se exibido na tela do computador ou impresso, a ficha de cadastro do cliente deve coletar uma base muito completa de informações que podem ser extraídas do arquivo ou histórico do cliente, bem como das observações feitas pelos vendedores ou outras pessoas que estão em contato direto com os clientes, geralmente no setor de vendas ou nas notícias. Na hora de fazer nosso modelo de cadastro de clientes, temos que levar em conta que normalmente os consultamos na tela do computador, por isso deve ser fácil visualizar, idealmente sem a necessidade de usar excessivamente a roda do mouse, de preferência sem ter que fazê-lo. Isso não significa que devemos desistir de incluir dados que consideramos relevantes, mas que eles devem ser incluídos em quantidade suficiente, sem refletir dados-chave, mas em muitos casos eles devem aparecer resumidos. A vantagem de trabalhar com um modelo de guia rápido e fácil para consultar, isto é, fácil de usar e realmente útil por causa da informação que fornece, torna-a uma ferramenta prática de trabalho, uma fonte de informação que ajudará a organizar o trabalho sem improvisação ou erros que afetam negativamente a gestão do negócio. Não em vão, não ter um arquivo com os arquivos dos clientes ou a falta de atualização pode ser prejudicial para a empresa e afetar os processos operacionais na tomada de decisão, nas vendas e no mesmo negócio com o cliente.
Levando em consideração todos esses aspectos, além de exigir uma atualização constante, um modelo de arquivo do cliente deve ser configurado para que possa acomodar os dados básicos de nossos clientes de forma personalizada, como nome, CEP, endereço, e-mail, telefone fixo e celular, dados bancários, produtos adquiridos, serviços que você contratou, pagamentos e débitos ou detalhes práticos queremos nos destacar Este último pode ser muito variado e dependerá do tipo de negócio em questão. Em geral, muitas vezes é útil observar os melhores horários para entrar em contato, quais são os melhores horários para fazê-lo, se preferir contato via e-mail para destacar algum aspecto de contatos anteriores ou quaisquer outros dados relevantes. Não se trata de criar um sistema de informação complexo: basta ser sistemático e refletir dados que podem ser úteis para vendas potenciais ou para um relacionamento fluido com o cliente. Ao projetar um modelo de arquivo de cliente para nosso negócio, lembre-se de que ele deve ser um documento curto, mas ao mesmo tempo não deve deixar de fora nenhum dado relevante. Sua estrutura também deve ser clara, muito visual, para facilitar tanto a consulta quanto a atualização, estamos interessados apenas em informações verdadeiras. Se tivermos que escolher um aplicativo de computador tenta ser o mais personalizável possível para que possamos adaptá-lo às nossas necessidades. Em muitos casos, a compatibilidade entre dispositivos é necessária para poder fazer consultas a partir do computador ou usando o smartphone ou tablet digital, digamos. E, claro, não devemos esquecer de fazer cópias de segurança e protegê-las, porque é uma informação valiosa.