Como lidar com a inadimplência do fornecedor
Sem dúvida, a falta de rigor nas entregas ou a cadeia de promessas não cumpridas pelos fornecedores acabam afetando todo o ecossistema produtivo, bem como o valor de sua empresa e credibilidade. Isso é conhecido, sabemos em primeira mão e acabou se tornando um dos aspectos mais difíceis de gerenciar o relacionamento que mantemos com nossos fornecedores e seus representantes de vendas.
Assim, cada um dos encarregados de contratar ou negociar com novos fornecedores deve sempre se perguntar: Quanto risco eu estou comprando ao iniciar cada relacionamento comercial de que dependerá a entrega de meus produtos ou serviços?
Portanto, minimizar tal responsabilidade é um desafio para os responsáveis pela cadeia de suprimentos e compras, onde o uso de avaliações periódicas é recomendado, além de revisar as estratégias, riscos e despesas.
Primeiro de tudo e, em primeiro lugar: avaliar a capacidade de seus fornecedores
Informações do fornecedor é o ponto de partida crítico, mas não faz muito sentido para reunir as mesmas informações para cada provedor, então, e este é lido óbvio, mas muitas vezes esquecido: Você deve rever a relevância do fornecedor para o serviço prestado ou bens quem fornece, geralmente não é conveniente que diz: “Eu faço tudo”.
Verifique as informações do provedor regularmente, analise cuidadosamente e revise as alterações enviadas por períodos de entrega ou conformidade.
Com base na informação recolhida verificar quanto atrasos custo, faltas, tendo em conta o menor atraso, para determinar se deve começar a procurar outro fornecedor.
Faça da ética e da conformidade um fator ao qualificar um novo provedor
Ao contratar um novo fornecedor, certifique-se de avaliar cuidadosamente e pré-qualificar o novo fornecedor. Excluir a não conformidade antes de assinar um contrato. Verifique a conformidade do fornecedor durante o processo de incorporação usando listas de verificação e fluxos de trabalho padronizados. Certifique-se de comunicar a ética e os valores da sua organização. O provedor deve entender e se alinhar com eles.
Tente ter um questionário onde as perguntas sejam configuráveis de acordo com os requisitos da sua empresa, os padrões da indústria e os produtos ou serviços fornecidos.
Gerenciar contratos de fornecimento
Estabelecer políticas e regras claras, para que os provedores sejam muito claros sobre o que é esperado.
Faça contratos e especificações: Formalize seus requisitos para que nada seja deixado ao acaso.
Controles e restrições: Garantir que os fornecedores entendam os processos de controle que devem ser seguidos, em todos os pontos de contato da cadeia de suprimentos.
O precedente requer que você tenha um manual de procedimentos estabelecido. Se você ainda não tem, certifique-se de construir um de acordo com suas necessidades.
Monitore seus fornecedores
Rever o comportamento na empresa de seus fornecedores, buscando elevar o senso de responsabilidade por sua própria conformidade e desempenho. É importante ser claro sobre onde está a responsabilidade.
Portanto, é importante coletar, medir e analisar estatísticas que ilustrem se os resultados e objetivos desejados foram alcançados, por exemplo, porcentagem de entregas no tempo, porcentagem da primeira entrega, porcentagem de atenção dentro do tempo-alvo.
Além de realizar todos os tipos de monitoramento sobre a implementação de boas práticas para seus próprios fins, as empresas podem se proteger através de propostas para garantir o cumprimento de seus padrões pelos fornecedores, a fim de evitar interrupções por não conformidade:
Automatize processos, como entrada de dados e aprovações de pedidos
Use fluxos de trabalho e implemente ferramentas de gerenciamento de processos de negócios e scorecards de fornecedores para garantir a conformidade.
O sucesso da estratégia da cadeia de suprimentos depende da implementação de sistemas para rastrear as credenciais de fornecedores, certificações, desempenho financeiro e operacional.
A implementação de sistemas e processos comerciais para garantir que todos os fornecedores cumpram os padrões e padrões aplicáveis ajudará você a atingir seu objetivo comercial de reduzir os custos de transporte e logística.
Criar relações de confiança e torná-los aliados
A percepção tem mutuamente entre clientes e fornecedores é atravessada por um alto nível de desconfiança porque são muitas vezes esmagada pelas violações constantes, e o último perceber seus clientes como tiranos que não conseguem entender o que acontece com os processos dos vendedores.
Esse relacionamento é como qualquer outro em que a empatia deve ser gerada com base em três pilares básicos: confiança, conhecimento e serviço. Deixamos uma série de sugestões que podem ajudá-lo a melhorar seu relacionamento com seus fornecedores:
Treine os vendedores que lhe atendem e, se tiver capacidade, certifique as contribuições que você pode dar ao vendedor. Nada melhor que oferecer conhecimento.
Convide os vendedores que o atenderem regularmente para conhecer seus novos produtos e envolvê-los em projetos futuros. O compromisso gera dinâmicas de crescimento mútuo.
Ajude, na medida do possível, a melhorar o serviço e a qualidade dos produtos que recebe através de aconselhamento especializado. Isso impedirá seu provedor de receber sugestões pessoalmente.
Seja rigoroso, mas não tirano. Evite situações de tensão desnecessária tanto quanto possível e mantenha uma atitude decisiva em todos os momentos. Evite personalizar relacionamentos de negócios.
Entenda, apoie e esteja a serviço de seus fornecedores com seus produtos. Isso pode gerar um trabalho de aliança além da compra e venda.
O que fazer se um fornecedor falhar e seus processos forem afetados?
A primeira coisa que você deve ter em mente é que seus clientes não podem ser afetados por essa situação, pois você deve manter um plano de contingência desde o início. Para as transações de um cliente deve ser transparente e um: “Eu não poderia cumpri-lo porque outro me falhou” deve ser evitado a todo custo.
Se você tiver isso em mente desde o início da consolidação da sua empresa, entre outras medidas, considere:
Todos os seus produtos devem ter um plano B ou um provedor alternativo que seja capaz de lidar com um pedido de emergência.
Sem exceder seus estoques, você pode ter um estoque em caso de emergência com um dos seus produtos essenciais.
Mantenha uma lista de aliados estratégicos em mãos que você pode contar com eficiência se precisar de ajuda em uma eventualidade.
Tenha em mãos um manual de emergência que qualquer um de seus colaboradores possa executar levando em conta as etapas a seguir e as recomendações anteriores.
Não deixe que nenhuma situação o sobrecarregue: você deve acompanhar os eventos relacionados a seus fornecedores e produtos em todos os momentos, para que as emergências sejam mínimas, caso surjam.