Nota fiscal eletrônica
A nossa sociedade vive em constante mudança, e quem deseja estar sempre atualizado é bom que acompanhe tudo que acontece. Há 15 atrás, para emitir uma nota fiscal, era necessário todo um processo de burocracia que demandava bastante tempo e era bem mais caro.
Por esse motivo, foi homologado e aprovado o projeto que previa a substituição da nota fiscal impressa nos modelos 1 e 1A para a nota fiscal eletrônica, também chamada de NF-e. Há ainda previsões de que esse modelo substituía todos os outros referentes às notas fiscais.
Histórico da NF-e
A nota fiscal eletrônica tem como objetivo desburocratizar e facilitar as relações de troca de mercadorias e prestação de serviços no Brasil. Foi um dos aspectos mais importantes que estavam presentes no em um programa do Governo Federal que teve início em 2005, intitulado de Sistema Público de Escrituação Digital da Receita Federal, abreviado como SPED.
As primeiras notas fiscais eletrônicas que possuíam validade tributária foram emitidas no dia 15 de Setembro de 2006, nos estados de Goiás e Rio Grande do Sul. A partir desse momento, essa prática deixou apenas de ser um projeto piloto do governo federal e passou a funcionar de maneira prática. Atualmente, a grande maioria das empresas de vários ramos são obrigadas a emitirem NF-es para a Receita Federal.
Contudo, devido a toda a facilidade do processo, muitas companhias que não estão dentro dos parâmetros de obrigatoriedade da emissão desse documento fazem o uso dele, possuindo validade tributária frente ao consumidor e aos órgãos de fiscalização federais.
O que é a Nota Fiscal Eletrônica?
A Nota Fiscal Eletrônica, também chamada de NF-e, por definição, é um documento de existência apenas digital que é emitido e armazenado apenas de forma eletrônica, o qual tem o objetivo de comprovar e validar de maneira tributária uma operação que envolve a circulação de mercadorias (compra e venda) ou uma prestação de serviços ocorrida entre duas ou mais partes.
Como já falado anteriormente, a Nota Fiscal Eletrônica substitui diretamente a impressa de modelo 1 e 1-A. Dessa forma, esse documento pode substituir os que foram exemplificados em todas as hipóteses de operação, sendo utilizada como Nota Fiscal de Entrada, documentos de operação de importação, exportação ou até mesmo de simples remessa.
No entanto, a NF-e não é capaz de substituir os outros modelos de documentos fiscais existentes, sendo inválida se usada como Nota Fiscal ao Consumidor, também chamada de modelo 2 ou 2-A ou mesmo o Cupom Fiscal.
O que fazer para emitir a Nota Fiscal Eletrônica?
Agora que já sabemos o que é uma Nota Fiscal Eletrônica, empreendedores podem se interessar em adotar esse tipo de prática. Por isso, separamos para vocês alguns que passos que devem ser seguidos para emitir uma NF-e com validade tributária e que estará de acordo com as exigências da Receita Federal.
Dessa forma, você precisará:
– Obter um certificado digital:
A fim de prevenir falsificações, o indivíduo deverá, antes de qualquer coisa, obter um certificado digital. Isso é feito a fim de assegurar a validade jurídica que existe naquele procedimento. Esse tipo de certificado pode ser obtido pela internet, através de numerosos órgãos que são autorizados a emitir esse tipo de documento, os quais são enquadrados como autoridades pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP).
– Cadastrar na Sefaz:
Para emitir a nota fiscal eletrônica a empresa poderá fazer o uso de sistemas próprios ou de sistemas contratados. Contudo, em todos os casos, é preciso obter um cadastro junto à Secretaria de Estado da Fazenda (Sefaz). O procedimento para esse cadastro de diferencia em cada estado federativo.
– Emissor de NF-e:
Para emitir a nota fiscal eletrônica, como já falado anteriormente, o empreendedor pode se fazer valer de diferentes opções. Existem softwares que são baixados no computador – e geralmente cobram por cada nota emitida – ou outros sistemas que rodam na nuvem e possibilitam acessa-lo de qualquer dispositivo conectado a uma rede de Internet. É possível fazer contratos com essas empresas e comprar pacotes de notas fiscais, os quais são bastante rentáveis para companhias que precisam emitir várias NF-es diariamente.
Com tudo isso feito dentro dos trâmites legais, o empresário pode emitir quantas notas quiser, contanto que esteja dentro da lei e tenha contratos fechados com a emissora escolhida. É importante pesquisar qual empresa é mais rentável para o seu negócio, visto que umas são especializadas em pequenos volumes e outras em volumes maiores.
Como funciona a Nota Fiscal Eletrônica
Depois que tudo colocado acima tenha sido feito, o indivíduo poderá tranquilamente fazer uso das notas fiscais eletrônicas e ter validade tributária e judicial nesses documentos.
Primeiramente, a empresa escolhida irá te entregar um arquivo eletrônico que existirá apenas eletronicamente e deverá conter todas as especificações acerca daquela operação em específico, além de informações sobre ambas as partes que estão participando daquela negociação. Depois disso, esse mesmo arquivo deverá ser enviado para a Sefaz do estado em que se encontra, e somente neste momento haverá uma validação feita. É importante ressaltar que toda a legalidade e validade daquele documento só serão concluídas depois dessa validação feita pelo órgão público.
Depois desse momento, será disponibilizado um acesso com chave eletrônica pela própria Secretaria da Fazenda, onde as ambas partes poderão consultar os detalhes daquela operação, sendo ela de compra e venda ou de prestação de serviços.
A Secretaria da Fazenda do estado em específico do emitente irá enviar uma cópia com todas as especificações para a Receita Federal e, em casos de operações ocorridas em estados diferentes, também irá enviar a Secretaria da Fazenda do estado de destino. A fim de acompanhar todo o processo, será emitido o DANFE, folha impressa em via única que terá as chaves de acesso necessárias para toda a transação, além de um código de barras que facilitará o acesso de ambas as partes.
Versões da Nota Fiscal Eletrônica
Ao longo dos anos de existência da Nota Fiscal Eletrônica são desenvolvidas novas versões que prometem aumentar a segurança daquele documento, além de adicionar novos aspectos que ambas as partes, além do governo federal, julgam ser importantes para o processo como um todo. Até o momento, foram notadas 4 versões da Nota Fiscal Eletrônica, as quais:
- Versão 1.0, que vigorou entre os anos de 2006 até 2010;
- Versão 2.0, que vigorou entre os anos de 2011 até 2015;
- Versão 3.0, que vigorou de 2015 até 2018;
- E versão 4.0, que está em vigor no Brasil desde o dia 2 de agosto de 2018;
Entre as mudanças que ocorrem entre uma versão e outra podemos citar, desde o ano de 2010, a obrigatoriedade de conter o enquadramento de funcionamento daquela empresa – como o SIMPLES.