Gestão de documentos de uma empresa | A quantidade de documentos que podem ser atendidos por uma empresa depois de alguns meses é esmagadora. Para isso, é necessário marcar uma estratégia em relação à gestão documental da empresa.
Uma boa gestão de toda a informação e documentação que sua empresa possui, permitirá que você seja mais eficiente e ideal na alocação de recursos. Você notará resultados de curto prazo e é uma tarefa relativamente fácil e barata de implementar na empresa. Não requer grandes esforços ou investimento econômico excessivo.
Ter toda a documentação devidamente organizada e aplicar um bom método, acelera bastante a busca no futuro de qualquer arquivo. Isso não apenas melhora a produtividade dos negócios, mas muito estresse e ansiedade.
O que é gerenciamento de documentos?
A gestão de documentos é um meio para compartilhar, distribuir e gerenciar a documentação de uma empresa em formato digital. Isso é conseguido:
– Melhorando a gestão da informação.
– Automatizando processos
– Reduzindo custos na empresa, tempo e espaço.
– Melhorando a gestão de recursos.
O gerenciamento de documentos pode ser feito através de um software ou aplicativo que permitirá à empresa gerenciar todos os seus documentos de forma eficiente e ordenada. Desta forma, é feita uma ordem lógica que permite à equipe de trabalho um bom armazenamento documental e uma rápida localização de qualquer arquivo.
Descubra quais são os melhores softwares de gerenciamento de documentos e comece a gerenciar as funções de sua empresa de maneira automatizada.
Objetivo do gerenciamento documental
É claro que, por um lado, destacamos a eficiência e a velocidade quando se trata de armazenar e localizar documentos. No entanto, outro elemento importante é a economia de recursos (como o papel, já que tudo é informatizado).
Tenha em mente que o gerenciamento de documentos pode ser feito em papel e automaticamente em um sistema de computador. No entanto, já é comum ver que a maioria das pequenas e médias empresas é organizada por meio do uso de poderosos ERPs, onde armazenam, unificam e gerenciam com eficiência todos os dados e documentos de sua empresa.
É importante que as empresas criem um plano de gerenciamento de documentos poderoso, que lhes permita melhorar os processos e aumentar a produtividade, com equipes de trabalho muito mais eficientes. Para isso, será necessário definir alguns critérios ao armazenar e arquivar as informações.
Vantagens do gerenciamento de documentos
Aplique uma boa gestão de documentos na sua empresa, tem uma série de vantagens:
– Armazenamento lógico e organizado da documentação de cada um dos departamentos da empresa.
– Informatização de todas as informações.
– Economias em recursos: material, espaço e tempo.
– Aumenta a segurança dos arquivos, sendo estes sob certas chaves às quais poucos têm acesso.
– Armazenamento em nuvem, o que evita a perda de arquivos e a deterioração da documentação.
– Compartilhar informações com pessoas que precisam é mais fácil do que nunca.
– Localização rápida de documentos, tem a antiguidade que eles têm. Com uma organização lógica e um sistema de organização, encontraremos o que estamos procurando muito rapidamente.
Se sua empresa é de criação recente, programe já um bom plano de gerenciamento de documentos. Desta forma, você será obrigado a solicitar e gerenciar todos os documentos corretamente. Da mesma forma, haverá muitas dores de cabeça evitadas, bem como os tempos de busca por uma fatura que alguns meses atrás você não conseguira encontrar, por exemplo.
Por que ter atenção a gestão de documentos de uma empresa?
– Você vai respeitar os pilares da segurança da informação – Gestão de documentos de uma empresa
Sua organização deve mostrar um compromisso contínuo com a segurança da informação, respeitando a confidencialidade das informações processadas, garantindo a integridade de arquivos e informações e dados, incluindo considerando a disponibilidade necessário para cada documentário, de acordo com os requisitos de acesso a essas informações e, finalmente, controlar a sua autenticação de modo que não há falsificações ou alterações indesejadas.
– Você respeitará as regras comerciais, conhecendo o fluxo de trabalho de cada tipo de documento. – Gestão de documentos de uma empresa
Um dos aspectos básicos do gerenciamento de documentos é, como explicamos antes, entender o ciclo de vida de cada documento. Outro dos mandamentos vem como resultado deste primeiro porque supõe um nível adicional de especialização e um aumento na eficiência da administração. A criação de um fluxo de trabalho é mais do que descrever o ciclo de vida de um documento, deve incluir atividades de normalização e representação estruturada das informações, de acordo com as características permitidas pelo software gerenciador de documentos . As regras de negócios estão incluídas nos fluxos de trabalho e devem ser aplicadas para a operação correta.
– Você poderá implementar níveis de segurança no acesso à documentação – Gestão de documentos de uma empresa
Para qualquer empresa é um alívio contar com um registro ou busca de acesso aos documentos, para evitar perdas ou a violação de informações, por exemplo. É fácil e necessário instalar um sistema de acesso restrito para que somente pessoas designadas com permissões especificadas possam entrar. Além disso, dependendo dos dados que são gerenciados (sua confidencialidade, sua proteção legal, sua importância
– Você utilizará os recursos tecnológicos disponíveis – Gestão de documentos de uma empresa
A existência de ferramentas tecnológicas digitais contribui com soluções de acordo com a legislação e que facilitam muito essa atividade. Os três principais avanços tecnológicos em que se deve confiar são: digitalização e indexação de documentos, sistemas de gerenciamento de documentos e ” a nuvem “, armazenamento remoto e acesso à Internet.
– Você identificará as possíveis ameaças, vulnerabilidades e falhas. – Gestão de documentos de uma empresa
Algum tempo atrás, você tinha que levar em conta as transferências, o mau tempo, as características das instalações de custódia, os sistemas de arquivamento … e hoje em dia, isso não mudou. Você tem que planejar o que pode falhar e desenvolver protocolos de ação apropriados para resolver essas situações.
Mas agora, com todas as empresas totalmente integradas ao mundo digital, essas ameaças e vulnerabilidades se multiplicam. Agora você tem que controlar onde os arquivos estão hospedados; você deve verificar a segurança das conexões de internet e o uso de navegadores nos diferentes dispositivos conectados; você tem que evitar possíveis falhas no servidor e saber como lidar com ameaças cibernéticas. Em suma, devemos realizar uma análise de risco e tentar minimizá-los ou transferi-los (sendo a melhor maneira de conseguir isso terceirizando o gerenciamento de documentos).