Saiba como aumentar a produtividade em sua empresa
Qual é a instituição que não possui como um de seus objetivos o aumento da produtividade? Sem dúvidas, essa é uma das maiores procuras dos empreendedores que desejam destacar-se no competitivo mercado online. Veja, nesse artigo, dez dicas que ajudarão você a aumentar a produtividade de sua empresa
Atualmente, o mundo globalizado exige cada vez mais características e diferenciais a fim de que a empresa alcance um resultado efetivo e satisfatório. Diante disso, é importante que os gestores das instituições/empresas e também da área de recursos humanos estejam atentos a fim de que desenvolvam estratégias adequadas de modo que os colaboradores permaneçam motivados e também produtivos
Algumas instituições costumam desenvolver planos de benefícios que sejam agradáveis aos funcionários, oferecem palestras com fins motivacionais ou também procuram fazer com que o valor agregado seja aumentado através de estímulos, tais como bônus e programas de incentivos.
De fato, tais estratégias atuam de maneira positiva, conferindo um grande impacto na motivação. Contudo, a despeito do fato de a motivação ser vinculada de maneira direta à produtividade, essa não é a única forma de alavancar os resultados da empresa.
É indispensável a existência de um RH que trabalhe com estratégias. Isso equivale dizer que é necessário muito mais do que apenas uma boa administração da documentação ou boas intenções. Entretanto, esse fator não está presente em muitas empresas.
Do mesmo modo que as empresas precisam oferecer produtos e serviços melhores do que os seus concorrentes, também é indispensável que o gerenciamento do RH tenha como um de seus focos a gestão adequada do capital humano. Tal diferencial pode representar uma vantagem no mercado.
Conseguir destaque utilizando estratégias interessantes e eficazes pode não ser muito fácil. No entanto, não é impossível alcançar esses resultados. Basta haver um planejamento adequado.
Nesse artigo, apresentaremos alguns passos que foram seguidos por grandes empresas de referência no mercado internacional. Se você observar essas dicas, pode ter certeza de que a sua empresa conseguirá aumentar a produtividade de maneira expressiva.
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Procure qualificação – Produtividade
Em uma empresa, um dos elementos mais importantes são as pessoas. Desse modo, é de extrema importância que sejam selecionados indivíduos que tenham a qualificação, assim como o perfil adequados a cada uma das funções.
Sendo assim, ao se abrir uma vaga, é preciso considerar as qualificações que a função exige, tanto em relação à formação, experiência e também aspectos relacionados a comportamentos.
Não basta que se tenha uma descrição fria, pois é indispensável que se considere as necessidades efetivas da vaga e da área pretendida. É claro que, para isso, o processo de seleção não poderá ser simples. Pelo contrário, ele poderá tomar um pouco mais de tempo.
Investir em treinamentos para montar uma equipe mais produtiva
Todavia, a mera contratação de profissionais de nível de excelência não pode garantir que eles continuarão aptos ao exercício de suas atividades em momentos posteriores. Assim, é necessário também investir em treinamentos de pessoal de modo que os antigos funcionários possam se reciclar e os novos possam conhecer as peculiaridades das funções que exercerão.
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Defina e alinhe suas metas e objetivos – Produtividade
Para um funcionamento efetivo da empresa é indispensável que sejam estabelecidas metas, objetivos e prioridades. Estas devem ser enumeradas de maneira clara e específica.
Muitas empresas, no entanto, não conferem a devida importância a esta etapa. Elas não estabelecem as metas de curto e longo prazo ou, ainda, não compartilham seus objetivos com os colaboradores.
Com isso, corre-se o risco de os colaboradores não trabalharem de modo convergente às metas da empresa, já que não conhecem detalhadamente onde a instituição quer chegar.
Atualmente existem inúmeras ferramentas no mercado que visam auxiliar na definição das metas. Uma delas é a metodologia S.M.A.R.T. Existem ainda os OKRS(Objectives and Key Results) e também o BSC (Balanced Score Card).
Uma forma simples e eficiente de também auxiliar no alcance dos objetivos da empresa é realizar uma divulgação das metas em locais visíveis e de fácil acesso na instituição, tais como quadros de aviso ou cartazes.
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Faça uma distribuição clara dos papéis e responsabilidades – Produtividade
É indispensável também que as responsabilidades e papeis de cada colaborador sejam definidos de forma clara e objetiva. Isso evitará que a falta de clareza afete a produtividade da instituição de forma negativa.
As equipes devem conhecer a distribuição das prioridades para que possam atuar de maneira harmônica. No caso de surgirem dúvidas quanto à atuação de qualquer um dos colaboradores ou até mesmo da equipe, é importante que se tenha um canal aberto para que haja a solução das questões.
Por último, é responsabilidade do gestor realizar o acompanhamento de sua equipe e procurar averiguar o desenvolvimento de cada um dos membros e, no caso de algum deles não apresentar os resultados esperados, conversar com o colaborador, sempre de maneira adequada.
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Mantenha-se aberto à comunicação e à cultura produtiva – Produtividade
O aumento da produtividade de qualquer empresa também pode ser relacionado à forma como a comunicação acontece dentro da instituição.
Um dos passos para se alcançar uma comunicação eficiente é o estabelecimento de um canal aberto de comunicação entre o RH, a gestão e a equipe de colaboradores. Tal estratégia deve ser capaz de assegurar um feedback contínuo , através do qual será possível diagnosticar possíveis erros e as principais dificuldades enfrentadas pela equipe.
Neste item, é importante salientar que existe uma diferença expressiva entre os erros que são cometidos devido à falta de atenção e aqueles que ocorrem por causa de uma tentativa de inovação.
De fato, o erro sempre será um aspecto que deverá ser corrigido. No entanto, a abordagem ao colaborador deverá ser feita sempre de forma bastante cautelosa, principalmente em relação àqueles equívocos que foram cometidos devido à busca por inovação.
Comunicação com o foco em aumentar a produtividade
O cuidado na hora de comunicar o erro ao colaborador que cometeu um equívoco ao tentar inovar deve ser maior, pois se o indivíduo sentir-se acuado, provavelmente não se sentirá motivado a fazer novas tentativas.
É muito importante que os colaboradores sintam-se seguros e livres para expressar sua criatividade. Isso gerará neles um senso de “pertencimento” ao negócio e, consequentemente, apresentarão uma maior produtividade.
Muitos erros são cometidos por colaboradores, mas também é bom lembrar que a gestão também pode cometer equívocos. Quando isso acontece, os erros não podem ser camuflados, na tentativa de serem escondidos. Tal transparência será capaz de nutrir nos colaboradores um sentimento de confiança na instituição e nos seus gestores.
O estabelecimento de vínculo com o colaborador, inclusive através do incentivo a que ele fale sobre suas dificuldades e anseios, pode ser um elemento de extrema importância para o sucesso da empresa .
Ao ser necessário fazer o desligamento dele, a empresa terá a oportunidade de conhecer um pouco mais sobre a visão dele sobre a empresa. Na entrevista de desligamento, será uma oportunidade de a empresa realmente ter acesso a informações que normalmente os colaboradores não falariam em outros momentos, principalmente questões ligadas à produtividade.
É claro que nem tudo que for falado deve ser levado à risca. Contudo, é uma excelente ocasião de a instituição conhecer os pontos fracos de sua gestão e realizar uma investigação posterior para averiguar se as informações ouvidas são verdadeiras ou não.
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Crie um ambiente de trabalho organizado e humanizado – Produtividade
Em relação a este item, cabe aqui salientar a necessidade de que o ambiente de trabalho seja produtivo. Para isso, torna-se indispensável que ele seja limpo, organizado e humanizado.
Em outras palavras, significa que o ambiente deve ser saudável e agradável. Um ambiente saudável é aquele que oferece condições adequadas de higiene e organização a seus usuários.
O gestor também precisa se preocupar com a criação de um ambiente agravável na empresa. O local de trabalho deve ser um espaço em que gestores e colaboradores convivam de forma harmônica e equilibrada. Um dos requisitos para se alcançar tal ambiente é que os salários e benefícios oferecidos pela empresa estejam dentro dos critérios estabelecidos pelo mercado ou dentro dos padrões que outras instituições oferecem.
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Procure motivar e reconhecer o valor de seus colaboradores – Produtividade
Um dos fatores mais relevantes para a produtividade é a motivação. Quando os colaboradores se sentem motivados, produzem muito mais, não apenas em níveis quantitativos, mas principalmente qualitativos.
Não é muito fácil descobrir o que motiva um indivíduo, mas geralmente ter o reconhecimento devido pela execução do trabalho pode ser um dos fatores que contribuem para isso.
O reconhecimento pelo trabalho pode ser manifestado através de diversas formas: aumento de salários, bônus e gratificações. Contudo, há outras formas não financeiras de se reconhecer o empenho de um colaborador.
Dentre elas, destacam-se o reconhecimento verbal, a oferta de novas oportunidades de crescimento, a possibilidade de aprendizado, entre outras.
Para a criação de um ambiente de trabalho que promova o reconhecimento pelas ações de seus colaboradores, é indispensável levar em consideração alguns fatores, tais como a cultura, a comunicação aberta, e a política de promoção da empresa.
Sem dúvida, nem sempre dá para aproveitar todos os colaboradores nas novas oportunidades que surgem, mas, sempre que possível, é necessário procurar qualificar os próprios profissionais da empresa.
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Não deixe de revisar os processos – Produtividade
Os processos internos e a organização da empresa são elementos de suma importância para o funcionamento adequado da instituição.
Quando as estruturas são desorganizadas e ineficientes, o desempenho e a motivação dos colaboradores recebem um impacto negativo. A realização de revisões periódicas é capaz de promover a identificação de falhas de planejamento, bem como o excesso ou a falta da burocracia necessária.
A utilização de técnicas tais como o 5S pode ser capaz de auxiliar a empresa a se organizar. Com ela, os colaboradores poderão ter acesso facilitado aos materiais necessários sem que tenham que perder tempo para isso.
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Utilize a tecnologia e suas ferramentas – Produtividade
A utilização de ferramentas e tecnologias pode atuar de modo altamente positivo no aumento da produtividade. Elas podem auxiliar acelerando os processos, diminuindo a burocracia e automatizando tarefas manuais.
Com o avanço da tecnologia, foram desenvolvidos inúmeros recursos que podem facilitar a comunicação, além de programas, que podem integrar os processos da empresa, auxiliando a gestão adequada dos recursos humanos.
A seleção das ferramentas deve ser realizada de maneira criteriosa, de modo que sejam escolhidas aquelas que mais podem contribuir para a facilitação do trabalho dos colaboradores.
Investir muito para colher muito – Produtividade é um investimento a longo prazo
É fato que, ao se implantar novos sistemas, é necessário investir bastante tempo e recursos. Isso pode diminuir um pouco a produtividade. Sendo assim, ao se pensar em soluções tecnológicas, é imprescindível analisar todos os pontos positivos e negativos a fim de que seja planejada uma implantação que não afete negativamente a produtividade.
Atualmente, há aplicativos que podem ser utilizados na gestão e não exigem tempo para sua implantação. Desse modo, são uma excelente alternativa não apenas para manter, mas também para aumentar a produtividade.
Na área específica de Recursos Humanos, a Xerpa possui um aplicativo que contém um diretório de perfil de colaboradores. Tal diretório mantém histórico, controles estratégicos de férias, distribuição de holerites, relatórios estratégicos e indicadores de RH, além de outras funcionalidades.
Um dos diferenciais deste aplicativo é que ele não demanda tempo para sua implantação e está disponível até mesmo pelo celular.
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Procure fazer uma boa gestão de seu tempo – Produtividade
O tempo é um fator muito importante para a produtividade. Assim, é necessário que a instituição estabeleça formas de controlar ou até mesmo de se evitar o desperdício do tempo.
Os colaboradores também devem ser ouvidos nesse processo, já que eles estão diretamente envolvidos no trabalho e tarefas da instituição.
Neste item, é bastante esclarecedor comentar um pouco sobre as reuniões, encontros tão comuns realizados nas empresas. Só se deve convocar a reunião se realmente esta for indispensável.
Protolocar Processos para aumentar a produtividade
Caso seja possível, as informações podem ser mediadas através do envio de um e-mail, recados, fóruns ou outras formas de comunicação. O mais importante é que a comunicação seja estabelecida de forma eficiente e que a informação seja passada de maneira clara.
Tony Crabbe, em seu livro “Ocupado demais para ler este livro: Um manual prático para administrar” afirma que, geralmente, os gerentes costumam gastar 50% de seu tempo com reuniões, muitas vezes improdutivas.
Uma boa forma de fazer uma adequada gestão do tempo é realizar um dimensionamento de equipe. Tal atitude auxiliará na gestão do tempo, na medida em que otimizará os recursos humanos e também o tempo de cada atividade realizada na empresa.
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Estabeleça critérios de produtividade -Produtividade
De fato, a produtividade é um conceito muito relativo, contudo, ao se prestar atenção em questões como nível de reclamação dos funcionários, aparência do escritório, indisciplina e efetividade de comunicação entre os gestores e colaboradores, é possível auxiliar na identificação dos problemas de produtividade bem antes mesmo que eles se tornem irremediáveis.
Assim, o estabelecimento de critérios de produtividade de acordo com o departamento ou função pode facilitar na criação de indicadores para uma análise objetiva da condição do ambiente.
Através desses critérios será possível perceber os pontos positivos e negativos da empresa, assim como estabelecer estratégias para aumentar o nível de produtividade das áreas e diferentes setores da empresa como um todo.
