A intranet na gestão de uma empresa
A Intranet é um sistema interno de informações muito poderoso para qualquer organização. Hoje vamos ver em que consiste, quais são suas potencialidades e como devem ser gerenciadas.
Uma intranet é uma rede interna que permite compartilhar recursos. Seu nascimento foi de mãos dadas com o surgimento da Internet e, portanto, tem uma história aproximada de duas décadas.
No início, era um mero sistema de informação que evoluiu para permitir a transmissão e gestão de conhecimento internamente na organização. Numa segunda fase, foram adicionados utilitários e apareceu o conceito de portal do colaborador, onde aplicações para integrada gestão de recursos humanos: exibição de folha de pagamento, aplicar para licenças e feriados, atender o treinamento oferecido pela empresa, solicitar e até mesmo fazer treinamento online, etc. O terceiro passo ocorreu com a irrupção do fenômeno 2.0. Com o apelido de 2.0 na intranet corporativa a posição mais estática do trabalhador é quebrada, dando-lhe a possibilidade de interagir e de ser mais participante na comunidade. Assim, espaços de trabalho comuns e colaborativos aparecem nas intranets, sendo intranets na “nuvem” ao invés de hospedados em servidores tradicionais, evoluindo para o conceito de intranet social.
A intranet na gestão de uma empresa: como se deve gerenciar a intranet?
– Deve ser um instrumento atraente, de fácil acesso e com um bom esqueleto que lhe permita cumprir seu papel central de melhorar e otimizar as informações e permitir ” fluir a informação e a comunicação”.
– Temos que saber o que você valoriza e o que a empresa precisa antes de projetar ou redesenhar. É essencial saber o que trará valor aos seus membros é fundamental para orientar o conteúdo da intranet.
– Deve considerar a alocação de espaços para o trabalho colaborativo.
– Deve proporcionar pequenos espaços de lazer, para gerar bom tempo, para realizar atividades de trabalho posterior, etc.
– Deve estar muito atualizado e, portanto, o envolvimento no projeto de todas as áreas da organização é necessário.
– Também é conveniente que possamos inserir um espaço personalizado de onde podemos gerenciar nosso e-mail, agenda ou documentação pessoal de recursos humanos, entre outros.
– E, embora pareça óbvio, também é necessário torná-lo conhecido entre os funcionários.
Quais as vantagens de se ter uma intranet na empresa
Alcançar a organização interna mais eficiente possível é uma das tarefas mais complicadas em empresas e organizações, como às vezes é a própria empresa por sua estrutura interna, dificultando a geração de novas ideias, comunicação limitada entre departamentos ou retarda alguns processos involuntariamente. Uma boa maneira de melhorar todos esses processos é o uso de ferramentas para desenvolver uma intranet que nos ajude a melhorar e organizar uma empresa.
Esta ferramenta pode ser muito útil para qualquer organização e, agora, graças à adaptação do CMS de código aberto, eles estão disponíveis para qualquer empresa ou organização, dedicando muito menos recursos do que o necessário há alguns anos.
Mas, quais são as vantagens reais de ter uma intranet?
Você pode se beneficiar de inúmeras vantagens se o seu desenvolvimento for planejado adequadamente de acordo com os objetivos definidos e usado corretamente.
Abaixo, estão listadas algumas das vantagens mais importantes que uma empresa usa de uma intranet para os funcionários:
– Economia de tempo e custos. Embora exija um investimento inicial para a sua implementação, a médio prazo significa uma economia de tempo e custos. Um exemplo, os funcionários que possuem as informações disponíveis em um único local, reduzem o tempo na busca por informações de que precisam, podendo dedicar esse tempo a outras tarefas.
– Melhoria na velocidade e a eficiência na comunicação com os funcionários. A realização de anúncios diretamente na intranet é mais rápida do que outros canais de comunicação e as informações são arquivadas para outras consultas. Além disso, permite oferecer simultaneamente as mesmas informações a todos os funcionários e tudo a um custo muito baixo. E, se necessário, é possível enviar comunicações apenas para determinados perfis de empresas para compartimentar as informações corretamente.
– A comunicação é centralizada em um único ambiente.
– Melhora a segurança: Uma intranet bem implementada é totalmente segura para a empresa e seus funcionários. Além disso, certas informações podem ser oferecidas aos grupos de usuários de que precisamos, impedindo que funcionários não autorizados acessem informações de outros departamentos.
– Aumentar a colaboração entre os funcionários. Uma intranet pode ser o meio para os funcionários de diferentes departamentos colaborarem de forma mais rápida e eficiente e criar sinergias entre eles, através de fóruns ou redes sociais corporativas.
– Gerenciamento de conhecimento: A criação de um wiki ou fóruns pode ajudar os funcionários a espalharem seus conhecimentos para que todos possam aprender.
– Melhora a imagem da empresa para seus funcionários. Se uma empresa ou organização tiver uma intranet e a utilizar para gerenciar férias, lançar comunicações, reservar material ou salas de reunião, os funcionários encontrarão os procedimentos administrativos internos mais simples, o que melhorará sua opinião sobre a empresa e sua satisfação.
– Pode ser conectado aos bancos de dados da empresa e outros aplicativos usados. Também com o Active Directory dos funcionários.
– Não há limitações de tempo ou espaço. Está permanentemente aberto e acessível a todos os funcionários, incluindo aqueles que estão viajando ou trabalhando como clientes.
– Formação. Pode ser usado como suporte para o treinamento de funcionários.
– Aumenta a produtividade. A busca por informações é mais fácil e rápida para que os funcionários percam menos tempo nesses tipos de tarefas. Além disso, uma intranet bem desenvolvida e integrada com um sistema de Vigilância Tecnológica pode ajudar a informá-lo de informações de interesse para o seu trabalho, alertas de legislação, Boletins de Disseminação Seletiva de Informação, etc.
Em conclusão, uma intranet corporativa ajuda empresas e organizações a melhorar muitos dos seus processos internos a um custo menor e com maior eficiência do que os métodos descentralizados tradicionalmente usados.
Falhas na implementação de uma intranet
Apesar dos muitos benefícios relacionados a implementação de uma intranet existem também alguns problemas que podem atrapalhar seu funcionamento e eficiência. Confira alguns deles:
- Pouca informação de interesse.
- Informação desatualizada.
- Design ruim para o usuário final.
- Desconhecimento do uso da intranet.
- Conteúdo muito geral.