O uso de novas tecnologias tornou-se um aspecto essencial dentro do ambiente de negócios.
Em primeiro lugar, porque melhoram a capacidade e a gestão operativa interna e externamente das empresas e, em segundo lugar, porque, graças a elas, o nível de competitividade das empresas permanece ao nível do mercado .
Um software de negócios , por exemplo, oferece uma infinidade de benefícios, entre os quais se destacam os seguintes:
Automação do processo administrativo e burocrático : ter um software da empresa como um sistema de ERP automatiza processos internos da empresa de forma rotineira como a burocrática. Mas deve-se acrescentar que, atualmente, essa função não é mais interpretada como uma vantagem competitiva, uma vez que é dada como certa dentro da dinâmica do mercado. Um mau funcionamento, sim, afeta negativamente não apenas a organização interna da empresa, mas também sua competitividade no nível do mercado . A escolha de um software ERP eficiente como o desenvolvido pelo Microsoft Dynamics NAV pode ser uma boa escolha.
Infraestrutura necessária para o controle gerencial : ter um software da empresa é investir em um sistema centralizado de informações acessível a todos os membros da empresa. A vantagem competitiva de um sistema de gestão empresarial está na capacidade de gestão tática e estratégica que oferece aos gerentes de uma empresa . Uma boa gestão da informação e documentação permitirá uma melhoria na tomada de decisões e aumentará o nível de produtividade dos trabalhadores, evitando a duplicação de tarefas.
Peça-chave no design da organização e suas atividades : um software de negócios é uma ferramenta-chave para a estrutura e organização de negócios. A atividade diária realizada em uma empresa depende, em grande parte, do bom funcionamento desta última. Graças a módulos de especialização como recursos humanos, finanças ou logística, a organização estrutural é muito condicionada .
Parte integrante do serviço oferecido pela empresa : um programa de gestão de negócios tem uma importância estratégica além das funções que desempenha. O produto ou serviço que uma empresa oferece como resultado final para seus consumidores não está relacionado apenas ao aspecto mais tangível dela. Aspectos como atendimento ao cliente, eficácia na resolução de problemas ou gerenciamento de comunicações entre usuários e empresas também são importantes para a imagem de uma marca . Um software de negócios, portanto, também é essencial para forjar uma identidade comercial que posicione a empresa no mercado.
Em suma, novas tecnologias e especialmente aquelas relacionadas com a melhoria da gestão operacional das empresas adquiriram um papel essencial para o desenvolvimento destas no mercado. Portanto, é importante ter em mente as vantagens de um software de gerenciamento de ERP e as funcionalidades que ele pode trazer para uma empresa para melhorar sua competitividade.
Vantagens de se usar um software de gerenciamento empresarial
Maior visibilidade e controle do negócio
Um ERP faz de ambas as declarações sua razão de ser, uma vez que busca facilitar a tomada de decisão de executivos e gerentes de nível médio, oferecendo informações relevantes em tempo real. Além disso, a rapidez e a confiabilidade das informações fornecidas não apenas permitem decisões rápidas sobre o que aconteceu, mas também fornecem as situações a serem tomadas.
Apesar disso, ainda hoje é muito comum para encontrar empresas, onde cada área ou departamento usado isoladamente diferentes programas de gestão ou outras ferramentas semelhantes, que foram adaptados para atender o exclusivo gerenciamento de necessidades de informação. O problema com esta prática é que as informações obtidas por meio desses aplicativos é normalmente não compartilhado com outras áreas, de modo gerados “silos” que favorecem ultrapassada e heterogeneidade das informações, tanto em termos de conteúdo e formato A consequência direta dessa prática é que a proliferação de erros e duplicidades é favorecida, ambas questões que geram incerteza e aumentam o risco de perda de informação.
Os atuais ERPs oferecem uma solução para este problema, uma vez que os dados são introduzidos e processados através de um único sistema, homogeneizando assim sua coleção e seu formato. Graças a isso, todas as áreas da empresa são alimentadas das mesmas fontes, obtendo a qualquer momento informações unificadas e relevantes para o seu funcionamento , inclusive aquelas que poderiam ser geradas por outras áreas que não a sua.
Por outro lado, um ERP libera tempo do pessoal encarregado da análise de negócios , uma vez que os poupa de dedicar esforços para consolidar os dados díspares provenientes de diferentes fontes.
Em conclusão, pode-se dizer sem medo de errar que um ERP permite tomar melhores decisões em menos tempo .
Maior produtividade e competitividade
Ainda hoje é relativamente fácil de encontrar empresas que, apesar de ter um grande passeio, se acostumaram a viver com muitos problemas de gestão: inventário desatualizado, tarefas improdutivas que exigem tempo e pessoal, ineficiências na produção, armazéns saturado que comprometem liquidez, atrasos nas entregas, etc.
Em essência, o processo e o gerenciamento de recursos oferecidos por um ERP foram projetados para impulsionar o desempenho geral do negócio . Consequência disso, quanto maior o número de processos de negócios implementados no sistema de informações gerenciais, e quanto maior o grau de utilização dos mesmos pela equipe, maior a eficiência e lucratividade que a empresa obtém com a implementação de um ERP.
Mas além da teoria está a necessidade real porque, hoje, para ser competitiva, é uma condição necessária para otimizar o uso dos recursos disponíveis . E para conseguir isso, é essencial ter um bom ERP que ajude a realizar essa tarefa.
Melhor gestão financeira
Uma vez que você já implementou um ERP e é usado regularmente e maturidade, o compromisso do tempo necessário para tarefas repetitivas, custos operacionais e muitas das tarefas administrativas diminuir , graças à velocidade das respostas e a eliminação progressiva das medidas improdutivo
Uma das chaves para a implementação de um ERP é a melhoria experimentada pelo processo de gestão financeira da empresa. A maturidade no grau de uso de um ERP implica que gerentes, gerentes intermediários e usuários autorizados possam analisar em tempo real quais são os demonstrativos financeiros da empresa que são derivados dos dados mais recentes inseridos no sistema.
A mera possibilidade de obter, a qualquer momento, uma imagem verdadeira da situação econômica da empresa, real e social, permite-nos prever e distinguir situações mais favoráveis daquelas que requerem mais atenção. Portanto, falamos sobre a obtenção de informações econômico-financeiras relevantes em tempo real, o que é muito útil no processo de tomada de decisão, uma vez que ajuda a melhorar a gestão geral da empresa.
Maior segurança
Um dos objetivos da implementação de um ERP é que a maioria dos dados de negócios é integrada em um único repositório ou armazenamento de informações. Cada ERP possui um banco de dados no qual todas as informações coletadas são armazenadas, controlando em paralelo o acesso e o uso que cada usuário faz dele.
As permissões de acesso às informações do negócio podem ser estabelecidas individualmente (por usuário nominal) ou através de funções de usuários (grupos de usuários que compartilham certas características). Embora o mais comum seja atribuir a cada usuário credenciais de acesso exclusivas (com base em um ID de usuário e uma senha), também é possível aumentar a segurança por meio do uso de cartões inteligentes, dispositivos biométricos e similares.
Os ERPs também permitem controlar as regras de negócios (fluxos operacionais), bem como as permissões de edição de informações do usuário.
Com tudo isso, as empresas fortalecem muito a segurança, a confiança e a confidencialidade das informações que armazenam .