A importância do planejamento na gestão empresarial
O planejamento voltou a ganhar importância devido ao ambiente de negócios incertos e em constante mudança. Na ausência de planejamento, pode não ser impossível, mas certamente difícil adivinhar os eventos incertos do futuro.
Os fatos a seguir mostram as vantagens do planejamento e sua importância para uma organização empresarial:
Planejamento Fornece Direção:
Sob o processo de planejamento, os objetivos da organização são definidos em palavras simples e claras. O resultado óbvio disso é que todos os funcionários obtêm uma direção e todos os seus esforços estão voltados para um fim específico. Desta forma, o planejamento tem um papel importante na consecução dos objetivos da organização.
Por exemplo, suponha que uma empresa conserte uma meta de vendas no processo de planejamento. Agora, todos os departamentos, por exemplo, compras, pessoal, finanças, etc., decidirão seus objetivos em vista da meta de vendas.
Desta forma, a atenção de todos os gestores se concentrará na consecução de seus objetivos. Isso tornará a conquista da meta de vendas uma certeza. Assim, na ausência de objetivos, uma organização fica incapacitada e os objetivos são estabelecidos no planejamento.
Planejamento Reduz os Riscos de Incerteza:
O planejamento é sempre feito para o futuro e o futuro é incerto. Com a ajuda do planejamento, possíveis mudanças no futuro são antecipadas e várias atividades são planejadas da melhor maneira possível. Desta forma, o risco de incertezas futuras pode ser minimizado.
Por exemplo, para fixar uma meta de vendas, uma pesquisa pode ser realizada para descobrir o número de novas empresas que provavelmente entrarão no mercado. Ao manter esses fatos em mente e planejar as atividades futuras, as possíveis dificuldades podem ser evitadas.
O planejamento reduz as atividades sobrepostas e desperdiçadas:
No planejamento, as atividades futuras são planejadas para atingir os objetivos. Consequentemente, os problemas de quando, onde, o que e por que são quase decididos. Isso acaba com a desordem e a suspeita. Em tal situação, a coordenação é estabelecida entre diferentes atividades e departamentos. Põe fim às atividades sobrepostas e desperdiçadoras.
Consequentemente, os desperdícios se aproximam de zero, a eficiência aumenta e os custos chegam ao nível mais baixo. Por exemplo, se for decidido que uma quantidade específica de dinheiro será necessária em um determinado mês, o gerente financeiro providenciará a hora.
Na ausência dessa informação, a quantia de dinheiro pode ser maior ou menor do que a exigência naquele mês específico. Ambas as situações são indesejáveis. No caso, o dinheiro é menor que o requisito, o trabalho não será concluído e caso seja maior que o requerimento, o valor permanecerá não utilizado e, assim, acarretará uma perda de juros.
Planejamento promove ideias inovadoras:
É claro que o planejamento seleciona a melhor alternativa dentre as muitas disponíveis. Todas essas alternativas não chegam ao gerente por conta própria, mas precisam ser descobertas. Ao fazer esse esforço de descoberta, muitas novas ideias surgem e são estudadas intensivamente para determinar o melhor delas.
Dessa forma, o planejamento transmite um poder real de pensar nos gerentes. Isso leva ao nascimento de ideias inovadoras e criativas. Por exemplo, uma empresa quer expandir seus negócios. Essa ideia leva ao início da atividade de planejamento na mente do gerente. Ele vai pensar assim:
- Algumas outras variedades dos produtos existentes devem ser fabricadas?
- As vendas no varejo devem ser realizadas junto com o atacado?
- Algum ramo deve ser aberto em algum outro lugar para o produto existente ou antigo?
- Algum novo produto deve ser lançado?
Desta forma, muitas novas ideias surgirão uma após a outra. Ao fazer isso, ele se tornará habituado a eles. Ele sempre estará pensando em fazer algo novo e criativo. Assim, é uma situação feliz para uma empresa que nasce através do planejamento.
O planejamento facilita a tomada de decisões:
Tomada de decisão significa o processo de tomada de decisões. Sob ele, uma variedade de alternativas é descoberta e a melhor alternativa é escolhida. O planejamento define o alvo para a tomada de decisões. Também estabelece os critérios para avaliar os cursos de ação. Desta forma, o planejamento facilita a tomada de decisões.
Planejamento estabelece padrões para o controle:
Determinando os objetivos da organização através do planejamento de todas as pessoas que trabalham na organização e todos os departamentos são informados sobre “quando”, “o que” e “como” fazer as coisas.
Padrões são estabelecidos sobre o seu trabalho, tempo e custo, etc. Sob o controle, no momento de completar o trabalho, o trabalho real é comparado com o trabalho padrão e os desvios são descobertos e se o trabalho não foi feito como desejado a pessoa em causa são responsabilizados.
Por exemplo, um trabalhador deve fazer 10 unidades de trabalho por dia (é uma questão de planejamento), mas na verdade ele completa 8 unidades. Assim, há um desvio negativo de 2 unidades. Por isso, ele é considerado responsável. (A medição do trabalho real, o conhecimento do desvio e a responsabilização do trabalhador ficam sob o controle.) Assim, na ausência de planejamento, o controle não é possível.